Orga-Treffen-leitfaden

Anmerkungen

• Unseren Orga-Treffen Leitfaden findest du hier: Link
• Download Link für das Protokoll: Link
• Dauer eines Orga-Treffens: 2 - 3 Stunden
• Terminfindung erfolgt mittels Umfrage über das Tool Framadate
• Beim Orga-Treffen gibt es meist die Möglichkeit, Rechnung einzureichen. Wenn du für Ausgaben hattest. Rechnungen unbedingt aufbehalten!

Aufgaben:

Vorbereitung

Klärung in Orga-Signal Gruppe durch Moderator:in

• Aufforderung: Jede Person soll/kann Tagesordnungspunkte in das Protokoll Pad eintragen.
• Gibt es Probemitglieder, die Mitglied werden wollen?
  • Wenn ja, dann sollen die Mitglieder 30 Minuten früher kommen, um zu reden, ob diese Person aufgenommen werden sollte.
  • Probemitglieder, die Mitglied werden wollen, müssen dafür die 3 Aufgaben erfüllt haben.
• Gibt es eine Person, die kochen möchte?

Strukturierung durch Moderator:in

• Gliederung der Tagesordnungspunkte: typische Punkte (siehe unten) + Punkte, die im Protokoll Pad stehen
• in 2 Teile
  • 1. Teil (Fixpunkte – siehe Protokoll) und Themen, bei denen alle mitentscheiden,
  • 2. Teil: Punkte, bei denen nicht alle mitentscheiden müssen, werden diskutiert
• Pause nicht vergessen zwischen den zwei Teilen
• Auschreibung der Tagesordnungspunkte, so das jede Person sie sehen kann
  • mit Beamer, Whiteboard oder Flipchart Ständer
  • Codewort soll auch in der Übersicht vermerkt werden

Vorbereitung der Räumlichkeiten durch Moderator:in und durch Protokollführer:in

• mind. 30 Minuten vor Beginn
• Tisch herrichten und Sesseln
• Lüften/Heizen
• Snacks
• Getränke
• Licht sollte sind nicht zu stark sein, mehr gedämmt
• Stifte für die Pause (jede Person bekommt einen Stifte)

Durchführung

Einleitung

Check-In

• Vorstellen bzw. Wie-geht’s ( kann auch anders beschrieben werden : Wetterbericht, Tier, Pflanze, Frucht etc. )
• Kurz die einzelnen Tagesordnungspunkte durchgehen
• Ergänzung von Tagesordnungpunkten
• Festlegung des Code-Worts.

Code-Wort

• Das Code-Wort dient dazu Zeit zu sparen und das Orga-Treffen effizient zu gestalten.
• Es handelt sich um ein lustiges Wort. Es kann auch erfunden sein.
• Jede Person kann dieses jederzeit ausrufen, wenn diese Person denkt, dass wir vom Thema abgekommen sind.
• Nach dem Ausruf sollte wieder zum eigentlichen Thema zurückgekehrt werden.

Thema-Wechsel

• Eine Person sollte den Gong übernehmen.
• Bei Wechsel des Themas/Tagesordnungspunktes sollte er betätigt werden

Pausenstifte

• Jede Person sollte zu Beginn des Orga-Treffens einen Pausenstift bekommen.
• Eine Schüssel oder Glas sollte auf dem Tisch stehen.
• Sobald 3 Pausenstifte im Glas oder der Schüssel sind, sollte eine Pause gemacht werden.

Allgemeine Dinge zur Durchführung

Wohlfühl-Charakter

• Aktivitäten/Energizer einbauen

• z.B.: in Pausen Musik aufdrehen,Tanzen, Yoga-Übung, Tee machen, Kekse/Knabberzeug bereitstellen (sei kreativ🙂)
• Essen: Snacks, Getränke, Lebensmittel für das Orga-Treffen kaufen -> unbedingt die Rechnung aufbehalten

Typischer Ablauf eines Orga-Treffens:

Teil 2

Räumlichkeiten/ Anschaffungsvorschläge

Ausklang: