Orga-Treffen-leitfaden

Unser organisatorisches Treffen (kurz Orga-Treffen) ist das zentrale Meeting der Kometin, um wesentliche Entscheidungen zu fällen und, um zu diskutieren bzw. sich auszutauschen. Hier werden alle Punkte vor allem Finanzen, Biete-Runde, Mitgliedschaft, Aufgaben/Verantwortlichkeiten/Todos, Regeln, Veranstaltungen, Dinge, die die Räumlichkeiten betreffen wie etwa Ankaufsvorschläge und Renovierungen, und vieles mehr organisiert.

Anmerkungen

• Unseren Orga-Treffen Leitfaden findest du hier: Link
• Download Link für das Protokoll: Link
• Ideen zur Gestaltung eines Orga-Treffens findest du auch hier : https://organisiert-euch.org/tools
• Dauer eines Orga-Treffens: 2 - 3 Stunden
• Terminfindung erfolgt mittels Umfrage über das Tool Framadate
• Regeln für die Terminfindung:
  • in der vorletzten Woche jeden Monats soll das Orga-Treffen stattfinden.
  • Eine Umfrage zum Zeitpunkt wird zu Monatsbeginn in der Signal-Gruppe »Kometin Orga« gepostet und im Pad »Kometin Orga« aktualisiert.
  • Eine Woche nach Veröffentlichung der Umfrage wird der Termin festgelegt.
• Beim Orga-Treffen gibt es meist die Möglichkeit, Rechnung einzureichen. Wenn du für die Kometin Ausgaben hattest, dann komm etwas früher (Das Finanz-Team ist zuständig dafür). Rechnungen für Ausgaben für die Kometin unbedingt aufbehalten!
• Es kann auch online teilgenommen werden. (Wenn ein Mikrofon vorhanden ist)
• Als Protokollführer:in sind vor allem folgende zwei Dinge wichtig: 2.1.3 Vorbereitung der Räumlichkeiten durch Moderator:in und Protokollführer:in und 2.2.4 Protokoll.

Aufgaben:

Vorbereitung

Klärung in Orga-Signal Gruppe durch Moderator:in

• Aufforderung: Jede Person soll/kann Tagesordnungspunkte in das Protokoll Pad eintragen.
• Gibt es Probemitglieder, die Mitglied werden wollen?
  • Wenn ja, dann sollen die Mitglieder 30 Minuten früher kommen, um zu reden, ob diese Person aufgenommen werden sollte.
  • Probemitglieder, die Mitglied werden wollen, müssen dafür die 3 Aufgaben erfüllt haben.
• Gibt es eine Person, die kochen möchte?

Strukturierung durch Moderator:in

• Gliederung der Tagesordnungspunkte
  • typische Punkte: zb Finanzen (siehe unten : Typischer Ablauf eines Orga-Treffens)
  • Punkte, die im Protokoll Pad stehen
• in 2 Teile
  • 1. Teil (wichtige Fixpunkte – zb Biete-Runde) und Themen, bei denen alle mitentscheiden sollen,
  • 2. Teil: Punkte, bei denen nicht alle mitentscheiden müssen, werden diskutiert
• Pause nicht vergessen zwischen den zwei Teilen
• Auschreibung der Tagesordnungspunkte, so das jede Person sie sehen kann
  • mit Beamer, Whiteboard oder Flipchart Ständer
  • Codewort soll auch in der Übersicht vermerkt werden
• Wenn unklar ist, ob ein Punkt im ersten oder zweiten Teil behandelt werden sollte, kann dies auch im Check-In mit allen anwesenden Mitgliedern geklärt werden.

Vorbereitung der Räumlichkeiten durch Moderator:in und durch Protokollführer:in

• mind. 30 Minuten vor Beginn
• Tisch herrichten und Sesseln
• Lüften/Heizen
• Snacks
• Getränke
• Licht sollte sind nicht zu stark sein, mehr gedämmt
• Stifte für die Pause (jede Person bekommt einen Stift)
• Mikrofon für online Teilnahme.

Inhaltliche Vorbereitung

• Das Protokoll vom letzten Orga-Treffen durchlesen.
  • Es soll einen Anschluss (Anknüpfung) an das letzte Orga-Treffen gefunden werden.
  • Was ist passiert? Was hätte passieren sollen? Wo gibt es einen Fortschritt/Entwicklung zum letzten Orga-Treffen? Wo gab es Probleme?
  • Die Kontinuität der Organisierung soll gewahrt bleiben. Die Organisierung ist ein langer nicht-endender Prozess.
  • Das Orga-Treffen sollte auch ein Blick zurück sein.
• Gibt es Themen des letzten Orga-Treffen, die verschoben wurden. Diese sollte jedenfalls durchgegangen werden.
• Todo-Liste vorbereiten
• Was war das Wichtigste vom letzten Orga-Treffen?
• Wo sollten nun die Akzente gesetzt werden? etwa ein großes Projekt (zb Gartenwegprojekt), Probleme in einem bestimmten Bereich (Uneinigkeit in bestimmten Bereichen), ect.
• Gibt es Regelvorschläge? Sollte ein Regelabschnitt durchgegangen werden?
• Welche Themen sind zeitlich möglich und sind dringend? welche Themen können verschoben werden.

Durchführung

Die Moderator:in ist zuständig für die Leitung des Orga-Treffens. Die Moderator:in wird bei der Leitung zusätzlich unterstützt durch die Protokollführer:in und natürlich auch durch die anderen Mitglieder. Alle Mitglieder sind verantwortlich für ein erfolgreiches Orga-Treffen. Jedes Mitglied kann Tagesordnungspunkte beim Orga-Treffen und insbesondere davor im Protokoll Pad einfügen. Jedes Mitglied kann das Code-Wort ausrufen, um eventuelle lange Diskussionen und Themenabschweifungen zu verhindern.

Einleitung

Check-In

• Begrüßung
• Vorstellen bzw. Wie-geht’s ( kann auch anders beschrieben werden: Wetterbericht, Tier, Pflanze, Frucht etc. )
• Kurz die einzelnen Tagesordnungspunkte durchgehen und Ablauf erklären.
• Ergänzung/Verschiebung von Tagesordnungspunkten (nach vorne oder nach hinten)
• Festlegung des Code-Worts.
• Verteilung von Pausenstiften.
• Klärung, wer möchte den Gong/Musik übernehmen für den Wechsel des Tagesordnungspunktes.

Code-Wort

• Das Code-Wort dient dazu Zeit zu sparen und das Orga-Treffen effizient zu gestalten.
• Es handelt sich um ein lustiges Wort. Es kann auch erfunden sein.
• Die Findung des Code-Worts erfolgt in der Gruppe. Eventuell kann die Moderator:in schon eins vorbereiten, falls niemanden etwas einfällt.
• Jede Person kann dieses jederzeit ausrufen, wenn diese Person denkt, dass wir vom Thema abgekommen sind.
• Nach dem Ausruf sollte wieder zum eigentlichen Thema zurückgekehrt werden.

Pausenstifte

• Jede Person sollte zu Beginn des Orga-Treffens einen Pausenstift bekommen.
• Eine Schüssel oder Glas sollte auf dem Tisch stehen.
• Sobald 3 Pausenstifte im Glas oder der Schüssel sind, sollte eine Pause gemacht werden.

Allgemeine Dinge zur Durchführung

Biete-Runde

• Die Biete-Runde ist sehr wichtig.
• Sie kann online oder offline durchgeführt werden.
• Die Anonymität soll bei der Biete-Runde gewahrt werden. (Wer wie viel beiträgt)

Wohlfühl-Charakter

• Aktivitäten/Energizer einbauen

• z.B.: in Pausen Musik aufdrehen,Tanzen, Yoga-Übung, Tee machen, Kekse/Knabberzeug bereitstellen (sei kreativ🙂)
• Essen: Snacks, Getränke, Lebensmittel für das Orga-Treffen kaufen -> unbedingt die Rechnung aufbehalten
• in der großen Pause zwischen den zwei Teilen ist leichte Hintergrundmusik eine Idee

Inklusivität

• gedimmtes Licht
• keine Redewendungen
• Online Teilnahme möglich machen (zumindest für den ersten Teil)

Todos

• alte Todos sollte festgehalten werden.
• Todos sollten im Laufe des Orgas festgehalten werden

Time-Management

• Orga-Treffen sollen nie zu lange dauern.
• Längere Diskussionen sollten möglichst vermieden werden oder im zweiten Teil behandelt werden.
• Bei Dinge, die nicht alle betrifft, kann auch eine Arbeitsgruppe gebildet werden, die sich mit dem Thema befasst.
• Unwichtige Themen ans Ende des Orga-Treffen verschieben. Es kann auch die Mitglieder gefragt werden, ob das Thema wichtig ist.
• Größere Projekte, wo nicht alle involviert sind, sollten insbesondere ausgelagert werden in eine Arbeitsgruppe (eventuell eigene Signal Gruppe)

Entscheidungen/Beschlüsse

• Beschlüsse sollten nochmal wiederholt werden.
• Die Protokollführer:in soll die Entscheidungen genau in das Protokoll übertragen
• besonders wenn bestehende Regeln verändert werden müssen.
• Wer ist für die Durchführung von Regeln zuständig? Vermerkung im Protokoll

Protokoll

• Die Protokollführer:in ist zuständig für das Protokoll.
• Es handelt sich um ein Ergebnisprotokoll.
• Es ist aber auch gut die wichtigsten Gründe für eine Entscheidung festzuhalten.
• Es ist mit Open Office zu erstellen. .odt Format . Hier die Vorlage: Link
• Wichtig ist auch folgende Dinge festzuhalten:
  • Todos: Wer? Was? Bis wann?
  • Beschlüsse: Was wurde entschieden? Müssen Regeln verändert werden?
  • vertagte Themen
• überarbeitetes Protokoll als PDF in der Nextcloud abspeichern
• und als PDF in die Signal-Orga-Gruppe posten
• den nextcloud pdf link zum Protokoll im Protokoll-Pad verlinken.
• Am Ende sollten die wichtigsten Dinge nochmals vorgelesen werden. Das Protokoll kann da gleich genutzt werden.

Ende

Check-Out

• Am Schluss sollten die wichtigsten Dinge nochmal wiederholt werden.
  • Wichtige Ergebnisse
  • Todos
  • neue Verantworlichkeitsübernahmen
• Welche Dinge sollten im nächsten Orga-Treffen besprochen werden?

Ausklang

Gemeinsam etwas trinken oder essen. Das muss nicht geplant werden.

Regeln der Kometin - Orga-Treffen Abschnitt

Das Orga-Treffen: Teil D

D1) Zweck: Das Orga Treffen ist das soziales Zusammenkommen, bei dem die wichtigsten Entscheidungen getroffen werden. Dort werden die (vor allem wiederkehrende) Veranstaltungen und Verantwortlichkeiten besprochen. Im Orga-Treffen ist die Bestimmung des Mitgliedsbeitrages durch die Biete-Runde zentral. Im Orga-Treffen kann alles weitere enthalten, was als Gruppe besprochen werden muss und wo es kollektive Entscheidungen braucht.

D2) Häufigkeit und Zeitpunkt: Einmal monatlich, in der vorletzten Woche jeden Monats. Eine Umfrage zum Zeitpunkt wird zu Monatsbeginn in der Signal-Gruppe »Kometin Orga« gepostet und im Pad »Kometin Orga« aktualisiert. Eine Woche nach Veröffentlichung der Umfrage wird der Termin festgelegt.

D3) Anwesenheit: Jedes Einzelmitglied der Kometin ist zur Teilnahme am Orga-Treffen verpflichtet – Abwesenheit sollte die Ausnahme sein. Ist die Teilnahme nicht möglich, muss abgesagt werden. Als Absage gilt, wenn an der Umfrage zur Terminfindung teilgenommen wurde, der gewählte Termin aber rot markiert war. Gruppen sind zur Teilnahme am Orga-Treffen nicht verpflichtet, sollten aber das Protokoll lesen.(17.OT: 25.2.24)

D4) Organisierende Personen: Es braucht immer eine Person für Moderation, eine Person für Protokoll und es kann eine*n Timerkeeper*in geben. Die Moderation muss das Treffen vorbereiten und leiten.

D5) Protokoll: Das Protokoll wird im Pad Kometin-Protokoll geführt bzw. dorthin übertragen. Beschlüsse werden durch die Protokoll führenden Person in das Pad Kometin-Orga im entsprechenden Punkt übertragen. Die Form des Protokolls wurde bisher nicht definiert (Ergebnisprotokoll / ausführliches Protokoll / o.ä.)

D6) Agenda: Jedes Mitglied ist dazu aufgefordert zu besprechende Punkte für das nächste Orga-Treffen im Protokoll-Pad vor diesem Treffen aufzuschreiben. Die Agenda kann zu Beginn des Treffens noch erweitert werden.