Orga-Treffen-leitfaden

Anmerkungen

• Unseren Orga-Treffen Leitfaden findest du hier: Link
• Download Link für das Protokoll: Link
• Ideen zur Gestaltung eines Orga-Treffens findest du auch hier : https://organisiert-euch.org/tools
• Dauer eines Orga-Treffens: 2 - 3 Stunden
• Terminfindung erfolgt mittels Umfrage über das Tool Framadate
• Beim Orga-Treffen gibt es meist die Möglichkeit, Rechnung einzureichen. Wenn du für die Kometin Ausgaben hattest, dann komm etwas früher (Das Finanz-Team ist zuständig dafür). Rechnungen für Ausgaben für die Kometin unbedingt aufbehalten!
• Es kann auch online teilgenommen werden. (Wenn ein Mikrofon vorhanden ist)
• Als Protokollführer:in sind vor allem folgende zwei Dinge wichtig: 2.1.3 Vorbereitung der Räumlichkeiten durch Moderator:in und Protokollführer:in und 2.2.4 Protokoll

Aufgaben:

Vorbereitung

Klärung in Orga-Signal Gruppe durch Moderator:in

• Aufforderung: Jede Person soll/kann Tagesordnungspunkte in das Protokoll Pad eintragen.
• Gibt es Probemitglieder, die Mitglied werden wollen?
  • Wenn ja, dann sollen die Mitglieder 30 Minuten früher kommen, um zu reden, ob diese Person aufgenommen werden sollte.
  • Probemitglieder, die Mitglied werden wollen, müssen dafür die 3 Aufgaben erfüllt haben.
• Gibt es eine Person, die kochen möchte?

Strukturierung durch Moderator:in

• Gliederung der Tagesordnungspunkte
  • typische Punkte: zb Finanzen (siehe unten : Typischer Ablauf eines Orga-Treffens)
  • Punkte, die im Protokoll Pad stehen
• in 2 Teile
  • 1. Teil (Fixpunkte – siehe Protokoll) und Themen, bei denen alle mitentscheiden,
  • 2. Teil: Punkte, bei denen nicht alle mitentscheiden müssen, werden diskutiert
• Pause nicht vergessen zwischen den zwei Teilen
• Auschreibung der Tagesordnungspunkte, so das jede Person sie sehen kann
  • mit Beamer, Whiteboard oder Flipchart Ständer
  • Codewort soll auch in der Übersicht vermerkt werden

Vorbereitung der Räumlichkeiten durch Moderator:in und durch Protokollführer:in

• mind. 30 Minuten vor Beginn
• Tisch herrichten und Sesseln
• Lüften/Heizen
• Snacks
• Getränke
• Licht sollte sind nicht zu stark sein, mehr gedämmt
• Stifte für die Pause (jede Person bekommt einen Stifte)
• Mikrofon für online Teilnahme.

Inhaltliche Vorbereitung

• Das Protokoll vom letzten Orga-Treffen durchlesen
• Gibt es Themen des letzten Orga-Treffen, die verschoben wurden. Diese sollte jedenfalls durchgegangen werden.
• Todo-Liste vorbereiten
• Was war das Wichtigste vom letzten Orga-Treffen?
• Wo sollten die Akzente gesetzt werden? etwa großes Projekte, Probleme in einem bestimmten Bereich, ect.
• Gibt es Regelvorschläge? Sollte ein Regelabschnitt durchgegangen werden?
• Welche Themen sind zeitlich möglich und sind dringend? welche Themen können verschoben werden.

Durchführung

Einleitung

Die Moderator:in ist zuständig für die Leitung des Orga-Treffens.

Check-In

• Vorstellen bzw. Wie-geht’s ( kann auch anders beschrieben werden: Wetterbericht, Tier, Pflanze, Frucht etc. )
• Kurz die einzelnen Tagesordnungspunkte durchgehen und Ablauf erklären.
• Ergänzung von Tagesordnungpunkten
• Eventuelle Verschiebung von Tagesordnungspunkten (nach vorne oder nach hinten)
• Festlegung des Code-Worts.

Code-Wort

• Das Code-Wort dient dazu Zeit zu sparen und das Orga-Treffen effizient zu gestalten.
• Es handelt sich um ein lustiges Wort. Es kann auch erfunden sein.
• Jede Person kann dieses jederzeit ausrufen, wenn diese Person denkt, dass wir vom Thema abgekommen sind.
• Nach dem Ausruf sollte wieder zum eigentlichen Thema zurückgekehrt werden.

Thema-Wechsel

• Eine Person sollte den Gong (oder andere Musik) übernehmen.
• Bei Wechsel des Themas/Tagesordnungspunktes sollte er betätigt werden

Pausenstifte

• Jede Person sollte zu Beginn des Orga-Treffens einen Pausenstift bekommen.
• Eine Schüssel oder Glas sollte auf dem Tisch stehen.
• Sobald 3 Pausenstifte im Glas oder der Schüssel sind, sollte eine Pause gemacht werden.

Allgemeine Dinge zur Durchführung

Biete-Runde

• Die Biete-Runde ist sehr wichtig.
• Sie kann online oder offline durchgeführt werden.
• Die Anonymität soll bei der Biete-Runde gewahrt werden. (Wer wie viel beiträgt)

Wohlfühl-Charakter

• Aktivitäten/Energizer einbauen

• z.B.: in Pausen Musik aufdrehen,Tanzen, Yoga-Übung, Tee machen, Kekse/Knabberzeug bereitstellen (sei kreativ🙂)
• Essen: Snacks, Getränke, Lebensmittel für das Orga-Treffen kaufen -> unbedingt die Rechnung aufbehalten
• in der großen Pause zwischen den zwei Teilen ist leichte Hintergrundmusik eine Idee

Inklusivität

• gedimmtes Licht
• keine Redewendungen

Todos

• alte Todos sollte festgehalten werden.
• Todos sollten im Laufe des Orgas festgehalten werden

Time-Management

• Orga-Treffen sind nie zu lange dauern.
• Längere Diskussionen sollten möglichst vermieden werden oder im zweiten Teil behandelt werden.
• Bei Dinge, die nicht alle betrifft, kann auch eine Arbeitsgruppe gebildet werden, die sich mit dem Thema befasst.
• Unwichtige Themen ans Ende des Orga-Treffen verschieben. Es kann auch die Mitglieder gefragt werden, ob das Thema wichtig ist.
• Größere Projekte, wo nicht alle involviert sind, sollten insbesondere ausgelagert werden in eine Arbeitsgruppe (eventuell eigene Signal Gruppe)

Entscheidungen/Beschlüsse

• Beschlüsse sollten nochmal wiederholt werden.
• Die Protokollführer:in soll die Entscheidungen genau in das Protokoll übertragen
• Müssen Regeln verändert werden.
• Wer ist für die Durchführung von Regeln zuständig? Vermerkung im Protokoll

Protokoll

• Die Protokollführer:in ist zuständig für das Protokoll.
• Es handelt sich um ein Ergebnisprotokoll.
• Es ist aber auch gut die wichtigsten Gründe für eine Entscheidung festzuhalten.
• Es ist mit Open Office zu erstellen. .odt Format . Hier die Vorlage: Link
• Wichtig ist auch folgende Dinge festzuhalten:
  • Todos: Wer? Was? Bis wann?
  • Beschlüsse: Was wurde entschieden? Müssen Regeln verändert werden?
  • vertagte Themen
• überarbeitetes Protokoll als PDF in der Nextcloud abspeichern
• und als PDF in die Signal-Orga-Gruppe posten
• den nextcloud pdf link zum Protokoll im Protokoll-Pad verlinken.
• Am Ende sollten die wichtigsten Dinge nochmals vorgelesen werden. Das Protokoll kann da gleich genutzt werden.

Ende

Check-Out

• Am Schluss sollten die wichtigsten Dinge nochmal wiederholt werden.
  • Wichtige Ergebnisse
  • Todos
  • neue Verantworlichkeitsübernahmen
• Welche Dinge sollten im nächsten Orga-Treffen besprochen werden?

Ausklang

Gemeinsam etwas trinken oder essen. Das muss nicht geplant werden.